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始末書の書き方

始末書顛末書はできれば書きたくない書類です。

始末書は企業に限ったものではないですが、一般的には過失や不始末によって会社に何らかの損害を与えた場合に提出します。

顛末書も人為的な要因により発生した事故や過失に対して提出するという点では始末書とよく似ています。

しかし、始末書が不始末に対するお詫びや反省の気持ちを込めて提出する、懲戒的な意味合いを持つ書類であるのに対して、顛末書は事故の原因や過失の因果関係を述べるにとどめ、お詫びや反省の言葉は必要としない点が大きく異なります。

どちらの書類も宛先は代表取締役である必要はなく、配属部署の上司宛で提出することが多いようです。

始末書は反省の気持ちが基本となりますから、丁寧な表現を心がけなくてはいけません。

書き出しは、宛先である上司の役職と氏名をフルネームで書きます。

敬称は「様」ではなく「殿」が一般的なようです。

続いて自分の配属部署、氏名を書きますが、押印を忘れないよう気をつけなければいけません。

本文の内容は、いつ、どのような事態が発生し、会社に対してどんな損害を与えたのかを具体的に書きます。

次に反省の気持ちを込めた文が続き、最後に二度と同じ過ちを繰り返さないことを誓い、提出日を書いて締めくくる流れです。

内容に関しては、「会社に多大な迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます」、「今後二度と同じ過ちを繰り返さないことをお誓い申し上げます」などの、よく使われる慣用的な表現を使ってまとめることを心がけると良いでしょう。

また、会社の損害に対して賠償責任がある場合は、その文言を付け加える場合もあります。

顛末書は事故や過失の実態を明らかにするための報告的な意味合いを持ちますから、お詫びや反省などの文言は必要なく、事実をありのまま、包み隠さずに書くことが重要です。

また、長くなりそうな場合は、分かりづらい文面にならないよう、箇条書きにするなどの工夫が必要です。

いずれにしても、始末書、顛末書は提出するタイミングが重要です。

事を丸く収めるためには、該当事由が発生した後、遅滞なく速やかに提出することが望ましいですね。
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挨拶文の書き方

ビジネス文書の挨拶文でまず思い浮かぶのは、異動の挨拶と季節の挨拶ではないでしょうか。

ビジネス文書には一定のルールがありますから、挨拶文といっても気を抜くことはできません。

特にそれが社外文書である場合には、会社の信用にもかかわる大事な文書ですから、基本ルールに則って作成することが重要です。

異同の挨拶文については、組織変更、社長の新任・退任、取締役の転勤など、役員の人事異動に伴う挨拶文と、社員の人事異動、転勤、転職、退職に伴う挨拶文がありますが、挨拶文の基本ルールには若干の差がありますので、留意して作成する必要があります。

まず、役員の異動を通知する挨拶文は、取引先、同業者、顧客に対して発するのを基本としています。

従って、礼儀を重んじた格式の高い表現が求められるわけです。

これに対し、社員の異動についての挨拶文は取引先だけではなく、友人・知人をも含めた広い範囲が対象となりますから、一定の格式を保ちながらも、親しみを込めたものになることが一般的です。

どちらの場合も文章の基本構成としては、頭語と時候の挨拶、要件を簡潔に述べる、今後の支援のお願いをする、そして結語という流れになります。

異なる点は次の通りです。

組織変更の場合、要件については、いつの株主総会、取締役会で決議されたか、どういった目的で変更されたかを、くどくならないよう、簡潔に書くことが必要です。

また、変更内容を新旧対比できるようにわかりやすく表記します。

組織が複雑である場合、図や一覧表を別紙添付とする場合も多いようです。

社長の退任や就任、役員の異動の場合は、後任者の紹介、新役員の抱負や決意表明が要件のあとに続きます。

社員の異動の場合は、要件に続いてこれまでの支援に対する感謝の気持ちを述べます。

今後の仕事や生活のことが決まっているならば、それについても簡単に述べることが普通です。

退職の場合、不要な心配をかけないためにも、「円満退職により」とか「定年退職により」などの言葉も付け加えることが望ましいでしょう。

組織変更、役員の異動のどちらの場合も、頭語としては「拝啓」より丁寧な「謹啓」を使う場合が多いようです。

この時の結語は「謹白」となりますので、注意が必要です。

社員の異動については、親しい人に出すことが多いと思われますので、手書きの一言を付け加えるのもいいかもしれないですね。
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謝罪文

謝罪文、できれば書きたくない文書ですが、最近では企業の不祥事多発に伴い、ネット上でもよく目にするようになってきました。

ビジネス文書における謝罪文もしくは詫び状は、社外に対する文書を言います。

社内的な謝罪、反省を表わす文書は、一般的に始末書あるいは顛末書と呼ばれていて、謝罪文とは様式が若干異なりますので注意が必要です。

謝罪文は当方の過失で何らかの損失を相手方に与えたときに送る文書ですから、誠意を持って相手にお詫びすることが大前提です。

特にビジネス文書として謝罪文を書くときは、通常よく使われる儀礼的な表現も織り交ぜながら、作成することが肝要です。

文書の基本構成は一般のビジネス文書と大差はありません。

?文書作成年月日、
?相手方の名前、
?当社担当部署及び責任者名、
?謝罪内容のタイトル、
?頭語と時候の挨拶及び日頃の愛顧に対するお礼、
?具体的な謝罪内容、
?再発防止に対する対策内容、
?結び、の順に作成しますが、相手方の怒りや不満を和らげることを心がけて作成することが大事です。


謝罪文を出す対象が取引先の会社である場合には、相手方の正式な社名、迷惑をかけた担当部署名及び担当者の役職とフルネームが必要です。

当然(株)などの省略は使わずに「株式会社」と書きます。

ほんの些細なことでも、相手の怒りにさらに火をつける結果にもなりかねませんから、基本通り作成することが望ましいでしょう。

お詫びの内容については、どういった内容に対してお詫びをしているのか、具体的に書く必要があります。

特に、相手側からクレームのメールなり文書なりが届いているのならば、その内容を分析し、謝罪文を考えないと、相手の怒りの核心からずれた謝罪文となってしまい、謝罪を繰り返す結果となりかねません。

相手方が質問を添えているのならば、その質問に対する明確な回答も盛り込む必要があるでしょう。

もめ事をこじらせることなく、早期に解決を図るためには、言い訳や抽象的な表現に終始することがないよう、心のこもった謝罪文の作成を心がけることが大切ですね。
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