挨拶文の書き方

ビジネス文書の挨拶文でまず思い浮かぶのは、異動の挨拶と季節の挨拶ではないでしょうか。

ビジネス文書には一定のルールがありますから、挨拶文といっても気を抜くことはできません。

特にそれが社外文書である場合には、会社の信用にもかかわる大事な文書ですから、基本ルールに則って作成することが重要です。

異同の挨拶文については、組織変更、社長の新任・退任、取締役の転勤など、役員の人事異動に伴う挨拶文と、社員の人事異動、転勤、転職、退職に伴う挨拶文がありますが、挨拶文の基本ルールには若干の差がありますので、留意して作成する必要があります。

まず、役員の異動を通知する挨拶文は、取引先、同業者、顧客に対して発するのを基本としています。

従って、礼儀を重んじた格式の高い表現が求められるわけです。

これに対し、社員の異動についての挨拶文は取引先だけではなく、友人・知人をも含めた広い範囲が対象となりますから、一定の格式を保ちながらも、親しみを込めたものになることが一般的です。

どちらの場合も文章の基本構成としては、頭語と時候の挨拶、要件を簡潔に述べる、今後の支援のお願いをする、そして結語という流れになります。

異なる点は次の通りです。

組織変更の場合、要件については、いつの株主総会、取締役会で決議されたか、どういった目的で変更されたかを、くどくならないよう、簡潔に書くことが必要です。

また、変更内容を新旧対比できるようにわかりやすく表記します。

組織が複雑である場合、図や一覧表を別紙添付とする場合も多いようです。

社長の退任や就任、役員の異動の場合は、後任者の紹介、新役員の抱負や決意表明が要件のあとに続きます。

社員の異動の場合は、要件に続いてこれまでの支援に対する感謝の気持ちを述べます。

今後の仕事や生活のことが決まっているならば、それについても簡単に述べることが普通です。

退職の場合、不要な心配をかけないためにも、「円満退職により」とか「定年退職により」などの言葉も付け加えることが望ましいでしょう。

組織変更、役員の異動のどちらの場合も、頭語としては「拝啓」より丁寧な「謹啓」を使う場合が多いようです。

この時の結語は「謹白」となりますので、注意が必要です。

社員の異動については、親しい人に出すことが多いと思われますので、手書きの一言を付け加えるのもいいかもしれないですね。