始末書の書き方

始末書や顛末書はできれば書きたくない書類です。

始末書は企業に限ったものではないですが、一般的には過失や不始末によって会社に何らかの損害を与えた場合に提出します。

顛末書も人為的な要因により発生した事故や過失に対して提出するという点では始末書とよく似ています。

しかし、始末書が不始末に対するお詫びや反省の気持ちを込めて提出する、懲戒的な意味合いを持つ書類であるのに対して、顛末書は事故の原因や過失の因果関係を述べるにとどめ、お詫びや反省の言葉は必要としない点が大きく異なります。

どちらの書類も宛先は代表取締役である必要はなく、配属部署の上司宛で提出することが多いようです。

始末書は反省の気持ちが基本となりますから、丁寧な表現を心がけなくてはいけません。

書き出しは、宛先である上司の役職と氏名をフルネームで書きます。

敬称は「様」ではなく「殿」が一般的なようです。

続いて自分の配属部署、氏名を書きますが、押印を忘れないよう気をつけなければいけません。

本文の内容は、いつ、どのような事態が発生し、会社に対してどんな損害を与えたのかを具体的に書きます。

次に反省の気持ちを込めた文が続き、最後に二度と同じ過ちを繰り返さないことを誓い、提出日を書いて締めくくる流れです。

内容に関しては、「会社に多大な迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます」、「今後二度と同じ過ちを繰り返さないことをお誓い申し上げます」などの、よく使われる慣用的な表現を使ってまとめることを心がけると良いでしょう。

また、会社の損害に対して賠償責任がある場合は、その文言を付け加える場合もあります。

顛末書は事故や過失の実態を明らかにするための報告的な意味合いを持ちますから、お詫びや反省などの文言は必要なく、事実をありのまま、包み隠さずに書くことが重要です。

また、長くなりそうな場合は、分かりづらい文面にならないよう、箇条書きにするなどの工夫が必要です。

いずれにしても、始末書、顛末書は提出するタイミングが重要です。

事を丸く収めるためには、該当事由が発生した後、遅滞なく速やかに提出することが望ましいですね。