覚書や念書の書き方

覚書や念書という言葉は聞いたことがあると思いますが、なぜ覚書や念書が必要となるのでしょうか。

また、契約書と、どう違うのか疑問を感じたことはないでしょうか。

契約書にしても覚書・念書にしても、いずれも将来の当事者間のトラブルを回避するために交わす重要な書類です。

口約束だけでは後々になって話し合った内容が曖昧になり、言った、言わないでもめることが良くありますね。

重要な約束事項を文面で残しておけば、何を約束したのか、権利関係はどうなっているのかが、明確に判断できるわけです。

当然ダラダラと文章を書き連ねるだけで良いというものではありません。

一定の形式を踏まえて作成することが必要ですし、将来の紛争を避けるための必修記入事項もあります。

覚書は一般的に次のような目的で作成されます。

?契約書を調印する前に当事者間で取り決めておく必要がある重要事項をあらかじめ書面にして残しておく?契約書の中では盛り込むことができない詳細な内容を別途書面で作成して契約書に添付する。

?契約書に追加する内容が発生した場合、契約書を再作成することなく覚書で対応する。

などです。

簡単に言えば、契約書を補完する目的で作成されるものであると考えればいいでしょう。

一方念書も覚書と同じような目的で使われますが、当事者の一方が相手方に対して差し入れる形式が取られることが多いという点で、覚書とは異なります。

「当社は貴社に対し、以下の事項を厳守することをお約束致します。」のような文面で作成して相手方に差し入れるわけですね。

覚書・念書共に最低必要とされる記入項目は次の通りです。


（１）表題
必ず記入しなければいけないというものではないですが、内容がすぐに把握できるよう、具体的に表記します。

（２）当事者名
当事者の住所、当事者の名称（法人の場合は会社名及び代表者名）
（３）覚書・念書の内容
解釈が分かれるような抽象的な表現は避け、できるだけ具体的に表現するように心がけます。

（４）作成年月日
覚書・念書と呼び方が違っても実質は契約書と変わりがありませんから、日付を書き漏らすことがないよう気をつける必要があります。

（５）署名・捺印
捺印に使用する印鑑は実印である必要はありませんが、重要な覚書や念書の場合は実印が使われることが多い
ようです。
実印で捺印する場合は通常、印鑑証明書も添付します。

（６）収入印紙
内容によっては収入印紙が必要になる場合がありますので注意が必要です。

親しい間柄でも、いったんもめると訴訟問題に発展することがよくあります。

将来のトラブル回避のためには
口約束で済ませてしまうのではなく、覚書や念書を作成しておくことが望ましいですね。