電報文例

祝電や弔電を打ちたいと思って迷ったことはないでしょうか。

普段電報を打つ機会は少ないですから、どこに申し込むのか、どのような文面で打てばいいか、迷うのは当然のことです。

E-mail が全盛の現代においては手紙ですら書く機会は少なくなっており、電報にいたっては打ったことがない人も多いと思われます。

しかし、このような時代だからこそ、手紙や電報は存在感があり、結婚や慶事で祝電をもらうのはとてもうれしいものです。

メールと違い、電報は目に見える形で後々まで記念品として残りますから、思い出の写真と一緒にアルバムなどに入れて残しておくと素敵な宝物になりますね。

電報の文が思いつかなければ、ＮＴＴの慶弔電報用文例（http://dmail.denpo-west.ne.jp/o/W_D0206P0010040P.do）を使うのも一つの方法です。

例文ごとに番号がふられていますので、自分の気に入った文をそのまま使うのであれば、申し込み時に番号を伝えるだけで電報を打つことができます。

一例をあげると、結婚お祝いの文例として、0003番で「お二人の前途を祝し、併せてご多幸とご発展をお祈りします。」があります。

特に文を変更する必要がなければ、全く手間もかからず電報を打つことが出来るわけです。

ただし、お祝い事であれば心に響く文面にしたいもの。

結婚式の披露宴では祝電の内容が紹介されますから、心温まる文面は新郎新婦の涙をさそうこともあります。

友人や職場の同僚、上司、後輩であれば、新郎新婦にまつわるちょっとしたエピソードを交えながら文を作ると強く印象に残りますね。

電報は電話で115番にかけることにより申し込むことができますが、最近ではネットによる利用も可能です。

電報の例文をパソコンの画面でリアルタイムに確認しながら打電を申し込むことができますので、どちらかというと、こちらの方がお勧めですね。

電報を打つときに注意したい点としては、申込時間により配達される時間が異なるということです。

特に結婚の祝電は、結婚披露宴で紹介されるときまでには届いて欲しいもの。

配達日時を指定できますから、お祝い事などは出来るだけ余裕をもって電報を打つことが望ましいですね。

もうひとつ大事なことが台紙です。

最近はカラフルで人気のキャラクターをあしらったものなど、非常に種類が豊富ですから、目的に合わせて選ぶといいでしょう。

中にはメロディ付きの台紙もあり、もらったときに思わずうれしくなります。

電報は大きな慶弔時にだけ使うものであるという先入観をなくせば、活用範囲が広がります。

子供の誕生日に、子供へのメッセージを載せた電報を毎年送ってみてはいかがでしょうか。

きっと素敵な思い出のプレゼントになるでしょう。

もう一度電報を見直して、活用したいものですね。

挨拶文の書き方

ビジネス文書の挨拶文でまず思い浮かぶのは、異動の挨拶と季節の挨拶ではないでしょうか。

ビジネス文書には一定のルールがありますから、挨拶文といっても気を抜くことはできません。

特にそれが社外文書である場合には、会社の信用にもかかわる大事な文書ですから、基本ルールに則って作成することが重要です。

異同の挨拶文については、組織変更、社長の新任・退任、取締役の転勤など、役員の人事異動に伴う挨拶文と、社員の人事異動、転勤、転職、退職に伴う挨拶文がありますが、挨拶文の基本ルールには若干の差がありますので、留意して作成する必要があります。

まず、役員の異動を通知する挨拶文は、取引先、同業者、顧客に対して発するのを基本としています。

従って、礼儀を重んじた格式の高い表現が求められるわけです。

これに対し、社員の異動についての挨拶文は取引先だけではなく、友人・知人をも含めた広い範囲が対象となりますから、一定の格式を保ちながらも、親しみを込めたものになることが一般的です。

どちらの場合も文章の基本構成としては、頭語と時候の挨拶、要件を簡潔に述べる、今後の支援のお願いをする、そして結語という流れになります。

異なる点は次の通りです。

組織変更の場合、要件については、いつの株主総会、取締役会で決議されたか、どういった目的で変更されたかを、くどくならないよう、簡潔に書くことが必要です。

また、変更内容を新旧対比できるようにわかりやすく表記します。

組織が複雑である場合、図や一覧表を別紙添付とする場合も多いようです。

社長の退任や就任、役員の異動の場合は、後任者の紹介、新役員の抱負や決意表明が要件のあとに続きます。

社員の異動の場合は、要件に続いてこれまでの支援に対する感謝の気持ちを述べます。

今後の仕事や生活のことが決まっているならば、それについても簡単に述べることが普通です。

退職の場合、不要な心配をかけないためにも、「円満退職により」とか「定年退職により」などの言葉も付け加えることが望ましいでしょう。

組織変更、役員の異動のどちらの場合も、頭語としては「拝啓」より丁寧な「謹啓」を使う場合が多いようです。

この時の結語は「謹白」となりますので、注意が必要です。

社員の異動については、親しい人に出すことが多いと思われますので、手書きの一言を付け加えるのもいいかもしれないですね。

謝罪文

謝罪文、できれば書きたくない文書ですが、最近では企業の不祥事多発に伴い、ネット上でもよく目にするようになってきました。

ビジネス文書における謝罪文もしくは詫び状は、社外に対する文書を言います。

社内的な謝罪、反省を表わす文書は、一般的に始末書あるいは顛末書と呼ばれていて、謝罪文とは様式が若干異なりますので注意が必要です。

謝罪文は当方の過失で何らかの損失を相手方に与えたときに送る文書ですから、誠意を持って相手にお詫びすることが大前提です。

特にビジネス文書として謝罪文を書くときは、通常よく使われる儀礼的な表現も織り交ぜながら、作成することが肝要です。

文書の基本構成は一般のビジネス文書と大差はありません。

?文書作成年月日、
?相手方の名前、
?当社担当部署及び責任者名、
?謝罪内容のタイトル、
?頭語と時候の挨拶及び日頃の愛顧に対するお礼、
?具体的な謝罪内容、
?再発防止に対する対策内容、
?結び、の順に作成しますが、相手方の怒りや不満を和らげることを心がけて作成することが大事です。


謝罪文を出す対象が取引先の会社である場合には、相手方の正式な社名、迷惑をかけた担当部署名及び担当者の役職とフルネームが必要です。

当然（株）などの省略は使わずに「株式会社」と書きます。

ほんの些細なことでも、相手の怒りにさらに火をつける結果にもなりかねませんから、基本通り作成することが望ましいでしょう。

お詫びの内容については、どういった内容に対してお詫びをしているのか、具体的に書く必要があります。

特に、相手側からクレームのメールなり文書なりが届いているのならば、その内容を分析し、謝罪文を考えないと、相手の怒りの核心からずれた謝罪文となってしまい、謝罪を繰り返す結果となりかねません。

相手方が質問を添えているのならば、その質問に対する明確な回答も盛り込む必要があるでしょう。

もめ事をこじらせることなく、早期に解決を図るためには、言い訳や抽象的な表現に終始することがないよう、心のこもった謝罪文の作成を心がけることが大切ですね。