覚書や念書の書き方

覚書や念書という言葉は聞いたことがあると思いますが、なぜ覚書や念書が必要となるのでしょうか。

また、契約書と、どう違うのか疑問を感じたことはないでしょうか。

契約書にしても覚書・念書にしても、いずれも将来の当事者間のトラブルを回避するために交わす重要な書類です。

口約束だけでは後々になって話し合った内容が曖昧になり、言った、言わないでもめることが良くありますね。

重要な約束事項を文面で残しておけば、何を約束したのか、権利関係はどうなっているのかが、明確に判断できるわけです。

当然ダラダラと文章を書き連ねるだけで良いというものではありません。

一定の形式を踏まえて作成することが必要ですし、将来の紛争を避けるための必修記入事項もあります。

覚書は一般的に次のような目的で作成されます。

?契約書を調印する前に当事者間で取り決めておく必要がある重要事項をあらかじめ書面にして残しておく?契約書の中では盛り込むことができない詳細な内容を別途書面で作成して契約書に添付する。

?契約書に追加する内容が発生した場合、契約書を再作成することなく覚書で対応する。

などです。

簡単に言えば、契約書を補完する目的で作成されるものであると考えればいいでしょう。

一方念書も覚書と同じような目的で使われますが、当事者の一方が相手方に対して差し入れる形式が取られることが多いという点で、覚書とは異なります。

「当社は貴社に対し、以下の事項を厳守することをお約束致します。」のような文面で作成して相手方に差し入れるわけですね。

覚書・念書共に最低必要とされる記入項目は次の通りです。


（１）表題
必ず記入しなければいけないというものではないですが、内容がすぐに把握できるよう、具体的に表記します。

（２）当事者名
当事者の住所、当事者の名称（法人の場合は会社名及び代表者名）
（３）覚書・念書の内容
解釈が分かれるような抽象的な表現は避け、できるだけ具体的に表現するように心がけます。

（４）作成年月日
覚書・念書と呼び方が違っても実質は契約書と変わりがありませんから、日付を書き漏らすことがないよう気をつける必要があります。

（５）署名・捺印
捺印に使用する印鑑は実印である必要はありませんが、重要な覚書や念書の場合は実印が使われることが多い
ようです。
実印で捺印する場合は通常、印鑑証明書も添付します。

（６）収入印紙
内容によっては収入印紙が必要になる場合がありますので注意が必要です。

親しい間柄でも、いったんもめると訴訟問題に発展することがよくあります。

将来のトラブル回避のためには
口約束で済ませてしまうのではなく、覚書や念書を作成しておくことが望ましいですね。

退職届の書き方

「退職届」の意味や書き方ってご存じだろうか。

よく間違えるのだが「退職願」と「退職届」は似て非なる者である。

退職願とは、契約者双方の合意により労働契約を解約してもらうための申し出である。

いわゆる「申込」の段階であり、会社側が承諾してはじめて退職となる。

よって出した時点では退職とならない。

また、相手が承諾するまでは撤回することができる。

退職届とは、会社への最終的な意思表示であり、届が受理されて退職となる。

退職願と異なり、特別な事情がない限り撤回することはできない。

一般に用いられるのは退職願の方であるが、会社によっては退職願・退職届は区別なく同様に扱われる。

民法上は、退職の意思表示を行うことは求められているが、退職願の提出は定められていない。

退職届は、通常は1〜3ヶ月前に直属の上司に口頭で退職の意志を継げた後、自分や会社の都合等で退職日を決定した後に提出する。

次に退職届の書き方だが、本文の書き出しは、「私事」もしくは「私儀」を表題から1行空けた行の一番下から記入し、退職理由は「一身上の都合」と記入のこと。

退職日は、直属の上司と相談して決定した退職日を記入。

提出日は、退職届を書いた日ではなく、退職届の提出日を記入すること。

所属部署と名前を記入し、下に押印のこと。

宛名は社長名で敬称は「殿」を使用すること。

このとき社長名が自分の名前より上になるようにすることが大事。

封筒は、白地の縦長の封筒を使用し、表面の中央に「退職届」、裏面には部署名と氏名を記入すること。

「退職届」と「退職願」を区別していない職場では、「退職願」と書くのが一般的である。

始末書の書き方

始末書や顛末書はできれば書きたくない書類です。

始末書は企業に限ったものではないですが、一般的には過失や不始末によって会社に何らかの損害を与えた場合に提出します。

顛末書も人為的な要因により発生した事故や過失に対して提出するという点では始末書とよく似ています。

しかし、始末書が不始末に対するお詫びや反省の気持ちを込めて提出する、懲戒的な意味合いを持つ書類であるのに対して、顛末書は事故の原因や過失の因果関係を述べるにとどめ、お詫びや反省の言葉は必要としない点が大きく異なります。

どちらの書類も宛先は代表取締役である必要はなく、配属部署の上司宛で提出することが多いようです。

始末書は反省の気持ちが基本となりますから、丁寧な表現を心がけなくてはいけません。

書き出しは、宛先である上司の役職と氏名をフルネームで書きます。

敬称は「様」ではなく「殿」が一般的なようです。

続いて自分の配属部署、氏名を書きますが、押印を忘れないよう気をつけなければいけません。

本文の内容は、いつ、どのような事態が発生し、会社に対してどんな損害を与えたのかを具体的に書きます。

次に反省の気持ちを込めた文が続き、最後に二度と同じ過ちを繰り返さないことを誓い、提出日を書いて締めくくる流れです。

内容に関しては、「会社に多大な迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます」、「今後二度と同じ過ちを繰り返さないことをお誓い申し上げます」などの、よく使われる慣用的な表現を使ってまとめることを心がけると良いでしょう。

また、会社の損害に対して賠償責任がある場合は、その文言を付け加える場合もあります。

顛末書は事故や過失の実態を明らかにするための報告的な意味合いを持ちますから、お詫びや反省などの文言は必要なく、事実をありのまま、包み隠さずに書くことが重要です。

また、長くなりそうな場合は、分かりづらい文面にならないよう、箇条書きにするなどの工夫が必要です。

いずれにしても、始末書、顛末書は提出するタイミングが重要です。

事を丸く収めるためには、該当事由が発生した後、遅滞なく速やかに提出することが望ましいですね。